Cara Menambah Tetamu di Asana

Aplikasi pengurusan pasukan sangat bagus untuk memastikan semua orang berada dalam pasukan di halaman yang sama mengenai organisasi. Dengan Asana, pengurus dapat menyebarkan tugas dengan cekap dan menambahkan ahli Tetamu ke pasukan sokongan untuk menyediakan tenaga kerja tambahan untuk projek penting mereka.

Sama ada anda memimpin pasukan atau anda hanya ahli, kami akan memberitahu anda semua tentang menguasai pengurusan projek dan cara menambahkan Tetamu ke Organisasi atau pasukan anda di Asana. Teruskan membaca untuk mengetahui lebih lanjut.

Cara Menambah Tetamu di Asana

Asana membenarkan syarikat menambah ahli baru, walaupun mereka tidak mempunyai domain e-mel. Ciri ini sangat berguna untuk menambahkan kolaborator baru untuk tugas tertentu atau menambahkan pelanggan untuk mengikuti kemajuan anda. Status tetamu membenarkan sesiapa sahaja tanpa e-mel dengan domain organisasi menjadi Tetamu Organisasi.

Pentadbir Organisasi di Asana adalah orang yang diberi kuasa untuk menjemput dan menambahkan Tetamu. Mereka dapat memutuskan siapa yang dapat menambahkan ahli baru dengan memilih sama ada hanya pentadbir, ahli organisasi, atau semua orang yang dapat menjemput orang baru ke pasukan.

Inilah cara Menjemput Tetamu dari Konsol Pentadbiran:

  1. Buka Asana dan klik pada butang "Anggota" di sudut kanan atas.

  2. Ketik butang "Jemput Ahli".

  3. Taipkan alamat e-mel orang yang ingin anda jemput.

  4. Dari menu lungsur turun, pilih projek yang ingin anda tetapkan.

  5. Sahkan dengan mengklik "Kirim."

Berikut adalah langkah untuk menjemput seseorang untuk menyertai projek:

  1. Buka Asana dan projek di mana anda ingin menjemput Tetamu baru.

  2. Klik pada ikon "Anggota", dan ia akan membuka tetingkap "Kongsi Projek".

  3. Anda boleh menjemput ahli pasukan baru atau Tetamu dengan memasukkan nama atau alamat e-mel mereka.

Cara Menjemput Orang ke Organisasi Anda

Cara termudah untuk menjemput Ahli atau Tetamu baru ke projek anda adalah dengan menghantar mereka pautan jemputan yang boleh dikongsi. Pengguna Asana dapat berkongsi pautan ini di banyak saluran seperti Slack, Microsoft Teams, e-mel, atau bahkan melalui pesanan teks. Pautan yang boleh dikongsi bagus untuk menjemput Ahli baru, dan e-mel adalah yang terbaik untuk Tetamu.

Sekiranya anda ingin menjemput seseorang ke projek, inilah yang perlu anda lakukan:

  1. Buka Asana.

  2. Di bar sisi kiri, cari projek yang ingin anda kongsi.

  3. Klik pada butang "Share" yang terletak di sudut kanan atas.

  4. Pilih sama ada anda mahu menjemput seseorang melalui e-mel atau pautan yang boleh dikongsi.

  5. Salin pautan untuk berkongsi projek.

Sekiranya anda ingin menjemput seseorang ke pasukan, berikut cara anda dapat melakukannya:

  1. Buka Asana.

  2. Klik pada nama pasukan anda.

  3. Ketuk butang "Jemput".

  4. Di tetingkap pop timbul, tentukan sama ada anda mahu menjemput ahli menggunakan e-mel atau pautan.

Soalan Lazim Tambahan

Bolehkah Anda Memastikan Projek dan Tugas Peribadi di Asana?

Ya, anda mempunyai kawalan penuh terhadap semua projek anda di Asana, dan anda boleh menentukan statusnya. Kawalan kebenaran membolehkan anda mengawasi setiap maklumat dan keterlihatannya kepada anggota Organisasi. Setiap individu dapat menentukan sama ada mereka ingin berkongsi sesuatu hanya dengan pasukan dan rakan mereka atau dengan orang lain dalam Organisasi.

Sekiranya tugas adalah sebahagian daripada projek swasta, keterlihatannya hanya terhad kepada kolaborator yang bekerja secara langsung pada projek dan tugasnya. Setiap kolaborator dapat melihat tugas atau subtugas mereka, tetapi mereka tidak dapat mengakses tugas orang lain, walaupun mereka berada di Organisasi yang sama.

Kadang kala, apabila anda mahukan maklumat tertentu kekal di antara beberapa ahli pasukan, anda boleh menandakan projek ini sebagai Peribadi atau hanya Komen. Setelah anda menetapkan tugas anda untuk umum, tugas tersebut akan tersedia untuk semua orang dari Organisasi atau Pasukan anda.

Apabila anda memutuskan untuk mengubah privasi projek anda, inilah yang perlu anda lakukan:

• Klik pada “+” di sudut kanan atas.

• Di sana, anda akan melihat semua Ahli dan Tetamu dalam Pasukan anda, dan di atas, anda akan melihat "Buat Peribadi".

• Setelah anda mengklik "Buat Peribadi", projek anda hanya tersedia untuk ahli pasukan.

Sebagai alternatif, jika anda ingin menukar status tugas menjadi peribadi, inilah yang perlu anda lakukan:

• Buka tugas di Asana.

• Klik "Buat Peribadi" di sudut kanan atas.

• Dengan cara ini, tugas itu hanya dapat dilihat oleh anda dan rakan sekerja lain.

• Keluarkan semua kolaborator di bahagian bawah halaman jika anda mahu tugas ini bersifat peribadi.

Bolehkah Anda Menambah Anggota dan Tetamu ke Projek yang Sama?

Anda boleh menambahkan Ahli dan Tetamu ke projek yang sama. Setelah mereka berada dalam pasukan yang sama, mereka akan dapat melihat nama satu sama lain dan lebih banyak berinteraksi. Sekiranya dua Tetamu pada masa ini melihat satu sama lain sebagai "Pengguna Peribadi", itu bermaksud bahawa mereka tidak bekerja pada projek yang sama atau tidak berada dalam pasukan yang sama. Setelah mereka ditugaskan untuk projek yang sama, nama mereka akan kelihatan.

Ahli dibenarkan menjemput Tetamu ke Organisasi, tetapi Pentadbir adalah orang yang membuat keputusan akhir. Sudah tentu, Ahli hanya dapat menambahkan Tetamu ke projek yang sedang mereka jalankan, dan Pentadbir dapat menambahkannya ke semua projek aktif, dan juga projek tersembunyi.

Bolehkah Anda Mempunyai Pelbagai Tugasan di Asana?

Buat masa ini, tidak mungkin mempunyai beberapa orang penugasan di Asana. Hanya satu orang yang dapat ditugaskan untuk satu tugas kerana mereka bertanggungjawab untuk menyelesaikannya.

Salah satu cara untuk berkongsi tugas di antara orang yang berbeza adalah dengan menambahkan satu atau lebih subtugas, di mana anda boleh menggunakan lebih banyak kolaborator dengan mudah. Cara lain adalah dengan menggunakan pilihan "Tetapkan Salinan" dan minta lebih banyak orang mengerjakan salinan tugas yang sama.

Adakah Asana Berintegrasi dengan Pasukan?

Pasukan Asana dan Microsoft telah bersama-sama membuat alat pengurusan pasukan yang berjaya. Dengan menggunakan Asana untuk Pasukan Microsoft, pasukan dapat bekerjasama dengan lebih berkesan. Dalam penyatuan ini, anda boleh menggunakan Pasukan untuk berbincang dengan kolaborator dan Asana untuk mengagihkan tugas.

Inilah yang membolehkan anda melakukan integrasi:

• Ikuti tugas, projek, dan kemas kini Asana dalam Pasukan.

• Gunakan Pasukan untuk mencari projek di Asana.

• Buat pemberitahuan tersuai yang berfungsi di kedua platform.

• Sesuaikan semua pilihan pemberitahuan anda.

• Gunakan semua fail Microsoft Office dan lampirkan ke projek dan tugas Asana.

• Gunakan OneDrive untuk menyimpan semua data penting untuk tugas dan projek Asana.

Apa yang Boleh Dilakukan oleh Tetamu di Asana?

Tetamu tidak boleh mempunyai tahap akses yang sama dengan ahli organisasi. Selain itu, mereka hanya dapat melihat maklumat atau fail yang dikongsi secara khusus dengan mereka atau dalam kumpulan yang mereka sertai. Tetamu dapat melihat tugas, projek, dan projek awam yang telah dibagikan dengan mereka tetapi tidak mempunyai kebenaran untuk mengedit mereka.

Fitur berbayar tersedia, tetapi ketika membuat, mengedit, atau bahkan menghapus Medan Khusus, itu tidak mungkin dilakukan jika Anda Tetamu di Asana.

Inilah akses yang dimiliki oleh Tetamu:

• Tetamu tidak boleh menjadi ahli kumpulan

• Tetamu tidak boleh menjadi Ahli kumpulan tanpa menukar alamat e-mel mereka

• Tetamu tidak dapat melayari pasukan lain atau mengakses kumpulan yang berbeza dalam organisasi

Apa Makna Menjadi Tetamu dalam Organisasi?

Tetamu adalah pengguna yang tidak mempunyai akaun e-mel rasmi dari syarikat. Mereka mendapat jemputan untuk membantu pasukan dengan satu atau beberapa projek yang sedang dijalankan. Dengan status Tetamu, anda boleh berkomunikasi dengan pelanggan, pelanggan, atau orang lain yang bekerja di projek ini. Walau bagaimanapun, di dalam Organisasi, anda hanya dapat melihat apa yang telah dikongsi orang lain dengan anda.

Di Asana, Tetamu boleh menambah atau mengedit nilai di dalam projek atau tugas, tetapi mereka tidak dapat menghapusnya atau membuat yang baru. Selain itu, mereka mempunyai akses ke semua ciri premium yang anda izinkan untuk digunakan, kecuali untuk pengurusan bidang tersuai.

Bolehkah Tetamu Berjumpa?

Tetamu dapat melihat satu sama lain hanya jika mereka bekerjasama dalam sekurang-kurangnya satu projek. Jika tidak, mereka akan melihat orang lain sebagai "Pengguna Peribadi". Dengan cara ini, organisasi memastikan bahawa mereka tidak dapat melihat namanya melainkan mereka sedang mengerjakan sesuatu bersama.

Apa Perbezaan Antara Tetamu dan Anggota Akses Terhad?

Tetamu dan Anggota Akses Terhad (LAM) berada di tangga paling bawah. Pada hakikatnya, LAM sudah menjadi sebahagian daripada organisasi, sementara Tetamu adalah ahli pasukan sementara. Sudah tentu, jika Tetamu menunjukkan bakat dan hasil yang memuaskan, mereka boleh menjadi LAM atau bahkan Ahli.

Walaupun Tetamu tidak berkongsi domain syarikat dan tidak termasuk dalam rancangan Asana, LAM mempunyai alamat e-mel syarikat dan jumlah tempat duduk di sebuah syarikat. Status tetamu hanya wujud dalam Organisasi dan LAM yang merupakan bahagian dari Organisasi dan Ruang Kerja di Asana.

Sentiasa Ikut Jalan

Mengendalikan pasukan bukanlah tugas yang mudah, tetapi alat seperti Asana dapat membantu anda menguruskan beban kerja dan membuat pasukan berfungsi yang tepat pada waktunya. Dilengkapi dengan toolkit khusus yang membolehkan Pentadbir menambah anggota, tetamu, dan mengaktifkan kembali pasukan dalam beberapa klik, ini adalah alat yang sangat diperlukan untuk mana-mana syarikat profesional.

Mudah-mudahan, kami telah membantu anda memahami bagaimana Asana berfungsi dan bagaimana memanfaatkannya sepenuhnya. Selain itu, anda kini tahu cara menambahkan Tetamu ke pasukan anda dan mengurus keterlihatan projek anda.

Adakah anda suka menggunakan Asana? Adakah anda pernah menggunakannya dengan Microsoft Teams?

Beritahu kami lebih lanjut mengenainya di bahagian komen di bawah.