Cara Menghapus E-mel Lama secara automatik di Gmail

E-mel boleh menjadi perkara yang sukar untuk diuruskan. Dalam persekitaran kerja, anda mesti menyimpan peti masuk yang teratur untuk mengekalkan kecekapan. Peti masuk yang berantakan dapat membuktikan rasa sakit yang agak besar, terutama apabila anda terpaksa menelusuri banyak e-mel lama yang mungkin tidak lagi anda perlukan. Pada satu masa, e-mel lama mungkin mempunyai tujuan tetapi sejak itu menjadi rintangan tambahan ketika mencari e-mel tertentu. Peti masuk yang diisi dengan spam benar-benar dapat menghilangkan kemampuan anda untuk mengurus pustaka e-mel anda, dan walaupun terdapat banyak cara untuk mengelakkan e-mel anda mendapat senarai spam tambahan — kami mengesyorkan anda menghantar e-mel anda secara anonim — anda masih perlu membersihkan mesej spam lama yang mula-mula masuk ke peti masuk anda.

Cara Menghapus E-mel Lama secara automatik di Gmail

Untuk mengelakkan penggunaan masa yang banyak, saya tidak mengesyorkan untuk mencuba menghapus semua e-mel lama anda secara manual. Sebaliknya, dengan bantuan penapis, anda dapat menyingkirkan e-mel tersebut dengan lebih pantas. Dengan membuat penapis, anda boleh menghapus mesej lama berdasarkan jangka masa yang ditentukan. Satu-satunya masalah yang dapat saya lihat dengan menggunakan penapis ialah ia hanya berlaku untuk mesej yang baru diterima. Anda boleh menggunakan penapis pada masa akan datang untuk memastikan penumpukan tidak berlaku untuk kali kedua tetapi bagaimana dengan e-mel yang mengisi peti masuk anda sekarang?

Auto-Padam E-mel Lama di Gmail

Terdapat beberapa perkara yang perlu diselesaikan ketika membebaskan diri dari mereka yang lebih tua, e-mel yang tidak perlu lagi mengganggu peti masuk Gmail anda. Saya akan membahas cara menyiapkan penapis anda, menerapkannya untuk penggunaan di masa mendatang, dan bagaimana menyingkirkan semua e-mel lama semasa menggunakan add-on Gmail, Email Studio.

Menyiapkan Penapis Anda

Perkara pertama yang pertama, mari kita siapkan Penapis .

Untuk memulakan:

  1. Log masuk ke akaun Gmail anda dengan bukti kelayakan yang diperlukan.
  2. Cari ikon Cog / Gear. Ini adalah Tetapan Gmail menu dan boleh didapati di sudut kanan atas tetingkap. Klik pada ikon ini dan kemudian pilih Tetapan dari menu lungsur turun.
  3. Klik ke tab "Penapis" dan kemudian klik Buat penapis baru .
  4. Dalam kotak input "Mempunyai kata-kata", ketik berikut - lebih tua_than: x di mana "x" adalah jangka masa mesej yang ingin anda hapus. Ini akan menjadi nombor diikuti dengan huruf. Huruf yang diikuti akan berkaitan dengan jangka waktu. Anda harus menggunakan "d" selama berhari-hari, "w" selama berminggu-minggu, dan "m" selama berbulan-bulan. Contohnya ialah lebih tua_than: 3d jika anda mahu memadamkan e-mel yang lebih tua daripada tiga hari.
  5. Seterusnya, klik Buat penapis dengan carian ini butang.
  6. Isi kotak berlabel "Hapus itu" dan "Terapkan juga penapis ke" dengan tanda centang dengan mengkliknya.
  7. Akhirnya, klik Buat penapis untuk menyaksikan semua e-mel lama anda, berdasarkan tarikh yang baru anda tetapkan, pindahkan dari peti masuk ke folder sampah anda.

Apabila mesej dihapus di Gmail, mereka tidak akan langsung hilang. Sebaliknya, anda boleh mencarinya di folder Sampah anda. Ini bermaksud bahawa e-mel tersebut tetap akan dapat dibandingkan dengan keseluruhan kapasiti data anda. Untuk menghilangkannya secara menyeluruh, anda boleh menunggu Gmail menghapusnya secara automatik selepas 30 hari atau menghapuskan semuanya sekarang. Untuk melakukan yang terakhir, klik pada Sampah folder dan kemudian klik pautan Kosongkan Sampah Sekarang .

Tapis untuk Penghapusan Masa Depan (Permohonan semula)

Tajuk artikel ini adalah berkaitan dengan penghapusan automatik. Malangnya, penapis tidak dapat dicetuskan secara automatik. Anda perlu kembali dan sekali lagi menerapkan penapis ke peti masuk semasa anda.

Untuk menggunakan semula penapis:

  1. Kembali ke Tetapan anda dengan mengklik ikon Cog / Gear di kanan atas tetingkap Gmail dan memilih Tetapan dari drop-down.
  2. Klik tab "Penapis".
  3. Oleh kerana anda sudah membuat penapis sebelumnya, kini anda boleh mengklik Edit , yang terletak di sebelah penapis itu. Sekiranya anda telah membuat beberapa penapis sebelumnya, anda dapat dengan mudah mencari yang anda inginkan kerana kriteria untuk setiap penapis akan dipaparkan.
  4. Klik Teruskan di bahagian yang muncul dengan kriteria carian anda. Ia akan menjadi layar yang serupa dengan yang muncul ketika anda menyiapkan penapis asal.
  5. Sekali lagi aplikasikan tanda centang ke kotak di sebelah "Terapkan juga filter ke."
  6. Kali ini, untuk mengaktifkan penapis, klik Kemas kini penapis . Semua e-mel lama anda, yang ditetapkan pada jangka masa yang ditentukan, kini akan dibawa ke Sampah folder.

Studio E-mel

Studio Email dilengkapi dengan ciri bagus yang secara automatik akan menghapus semua e-mel lama anda dari pengirim tertentu atau yang terdapat di folder tertentu. Ciri Auto-Purge yang terpasang akan membantu memastikan peti mel Gmail anda lebih teratur membawa kepada persekitaran kerja yang lebih cekap.

Dengan Email Studio, anda dapat mengarkibkan dan menerapkan "Tandai sebagai Dibaca" ke semua e-mel yang ada di peti masuk anda yang telah berada di sana selama lebih dari tiga bulan. Ini juga membolehkan anda membuang semua e-mel dari anda secara kekal Sampah dan Spam folder secara automatik selepas dua hari. Sebagai bonus tambahan, Auto-Purge merangkumi ciri berhenti melanggan e-mel yang dapat membantu anda dengan mudah membuang alamat e-mel anda dari mana-mana senarai surat buletin yang menjengkelkan. Terdapat banyak lagi tambahan yang dapat dilakukan tetapi saya rasa mereka yang telah disebutkan menunjukkan apa yang kita perlukan untuk artikel ini.

Pakej asas adalah percuma untuk digunakan tetapi untuk memanfaatkan sepenuhnya produk tersebut, versi premium ditawarkan pada harga tahunan $ 29. Peningkatan akan membolehkan anda membuat beberapa set peraturan pembersihan dan merangkumi penjadual e-mel, pengirim, dan penjawab automatik.

Sediakan dan Aktifkan Pembersihan Automatik di Gmail

Jelas sekali, perkara pertama yang perlu anda lakukan ialah memuat turun dan memasang alat tambah Email Studio. Setelah itu dicapai, anda akan dapat melihat ikon Email Studio di bar sisi kanan apabila anda membuka mana-mana mesej e-mel Gmail anda.

Untuk menggunakannya:

  1. Buka add-on Email Studio dan log masuk menggunakan akaun Gmail anda.
  2. Anda akan melihat senarai pilihan. Dari pilihan tersebut, pilih alat "Pembersihan E-mel".
  3. Kemudian, klik pada Tambahkan peraturan baru untuk menetapkan peraturan (seperti apa yang anda lakukan dengan Penapis ).
  4. Terdapat dua bahagian untuk menetapkan peraturan - anda perlu menentukan syarat dan kemudian tindakan. Fikirkan "sebab dan akibat". Tindakan akan dicetuskan setelah syarat yang ditentukan dipenuhi.
  5. Untuk menetapkan syarat, anda akan dapat menggunakan parameter carian lanjutan dalam Gmail seperti lebih baru_than atau mempunyai: lampiran atau lebih besar . Gunakan ini untuk membantu anda mencari padanan yang tepat dengan e-mel Gmail yang anda inginkan Arkib , hantar ke Sampah , atau berpindah ke folder lain.
  6. Setelah peraturan dibuat, klik Jimat butang. Studio Email kini akan beroperasi di latar belakang, melakukan pemeriksaan ulang setiap jam melakukan tindakan yang ditentukan ketika e-mel memenuhi syarat yang berkaitan dengannya. Anda sama sekali tidak perlu melakukan apa-apa secara manual.