7 Masalah Spreadsheet Excel dan Cara Menyelesaikannya

Sekiranya anda perlu membuat senarai apa-apa, menggoda untuk melihat Excel sebagai repositori lalai: bagaimanapun, hanya senarai kecil item untuk diri sendiri atau beberapa rakan sekerja yang rapat.

7 Masalah Hamparan Excel dan Cara Menyelesaikannya

Mungkin anda memerlukan sesuatu yang lebih canggih, seperti formula untuk pengiraan atau pengaturcaraan makro untuk mengautomatikkan pengumpulan dan pemprosesan data.

Malangnya, kemudahan untuk anda mula bekerja di Excel atau program spreadsheet saingan juga merupakan salah satu masalah terbesarnya. Apa yang bermula sebagai projek kecil di Excel berkembang menjadi sesuatu yang besar, di mana anda juga boleh menghadapi masalah kelajuan dan kestabilan atau masalah pembangunan yang tidak dapat anda selesaikan.

Selanjutnya, tugas pengurusan data yang besar sering kali menghadirkan cabaran yang besar, seperti organisasi, pelaksanaan, klasifikasi fail, pengurusan pangkalan data, kolaborasi pengguna, dan banyak lagi. Yang diperlukan untuk memecahkan struktur pangkalan data adalah meletakkan data di kawasan yang salah, mengetik data secara tidak konsisten, atau bahkan mempunyai dua orang yang bekerja pada helaian yang sama. Beberapa perkara boleh menjadi salah, menyebabkan kelewatan masa dan kemungkinan kehilangan data.

Artikel ini menerangkan masalah yang paling umum muncul ketika menggunakan spreadsheet Excel, cara mengatasinya, dan ketika Anda lebih baik mengambil risiko dan beralih ke pangkalan data sebagai gantinya.

Isu # 1: Penyuntingan Pelbagai Pengguna Excel

Apabila sistem Excel berkembang secara organik, anda dengan cepat menghadapi masalah di mana satu pengguna membuka buku kerja pada waktu tertentu, dan orang kedua diberitahu bahawa ia sudah dibuka. Pengguna kedua boleh membatalkan, menunggu, atau melihat versi baca sahaja. Janji Excel untuk memberitahu anda bila orang lain keluar dari buku kerja adalah perjudian kerana ia tidak sering memeriksa statusnya, dan mungkin tidak akan menyedarkan anda. Walaupun begitu, orang lain mungkin log masuk dan membuka fail sebelum anda.

Berbilang pengguna.jpg

Untuk mengelakkan kesan "pengguna solo", anda boleh menggunakan Excel Online (versi Excel berasaskan laman web) atau menghidupkan Buku Kerja Berkongsi ciri. Berikut adalah panduan ringkas mengenai cara berkongsi Spreadsheet.

  1. Buka Spreadsheet yang anda mahukan dan klik Fail di bahagian atas. Tab Fail Excel
  2. Seterusnya, dalam menu di sebelah kiri, klik Berkongsi untuk membuka tetingkap baru. Menu Fail Excel
  3. Sekarang, masukkan maklumat pengguna yang ingin anda kongsi Spreadsheet. Menu Kongsi Excel

Anda juga boleh membahagikan data menjadi beberapa buku kerja sehingga orang yang berbeza bekerja pada buku kerja yang berbeza tanpa menginjak jari kaki masing-masing.

Isu # 2: Buku Kerja Bersama Excel

Excel Online membenarkan berbilang editor, secara lalai, tetapi tidak mempunyai banyak fungsi. Perkhidmatan ini tidak banyak menjadi pesaing melainkan tugas yang paling mudah. Walaupun ciri Buku Kerja Bersama sepertinya harus menjalankan tugasnya, ia penuh dengan sekatan. Anda tidak dapat membuat jadual atau menghapus sekumpulan sel jika buku kerja dikongsi, misalnya.

Apabila sistem Excel berkembang secara organik, anda menghadapi masalah bahawa hanya satu pengguna yang dapat membuka buku kerja pada satu-satu masa.

Terdapat penyelesaian untuk beberapa sekatan Excel dalam talian. Bagi yang lain, ini adalah masalah mengubah struktur buku kerja daripada menggunakan buku kerja yang sudah disediakan — tetapi senario ini sering menghalangi. Akibatnya, adalah mustahil untuk menggunakan buku kerja bersama dengan cara yang sama seperti anda menggunakan buku kerja pengguna tunggal.

Perubahan dalam buku kerja bersama diselaraskan antara pengguna setiap kali buku kerja disimpan. Tindakan ini dilakukan mengikut jadual yang dijadualkan, misalnya, memaksa penjimatan setiap lima minit. Walau bagaimanapun, overhed simpanan biasa dan penjejakan perubahan setiap pengguna cukup besar. Buku kerja dapat dengan cepat melonjak dan memberi tekanan pada rangkaian anda, sehingga memperlahankan sistem lain.

Isu # 3: Buku Kerja Berkaitan Excel

Membahagi data anda di beberapa buku kerja dapat memberikan penyelesaian kepada masalah penyuntingan berbilang pengguna. Namun, mereka mungkin perlu mempunyai hubungan di antara mereka sehingga nilai yang dimasukkan dalam satu digunakan di yang lain. Pautan antara buku kerja juga berguna untuk menyimpan data yang terpisah dalam fail yang berasingan, daripada mempunyai helaian individu dalam satu buku kerja.

Yang menjengkelkan, pautan ini adalah sumber kekecewaan dan ketidakstabilan yang lain. Mereka menjadi mutlak, termasuk jalan penuh ke buku kerja sumber, atau saudara, termasuk perbezaan antara jalan sumber dan tujuan. Walaupun ini terdengar masuk akal, Excel menggunakan peraturan yang tidak jelas untuk memutuskan kapan menggunakan setiap jenis pautan dan mengubahnya.

Peraturan diatur oleh beberapa pilihan dan sama ada buku kerja disimpan sebelum memasukkan pautan. Pautan juga berubah semasa anda menyimpan buku kerja atau membuka dan menggunakan Simpan sebagai untuk membuat pendua, daripada menyalin fail menggunakan Penjelajah Fail. Hasil dari semua kekeliruan dan ketidakpastian ini adalah bahawa hubungan antara buku kerja mudah pecah, dan pemulihan dari pautan yang rosak adalah proses yang memakan masa. Tidak ada yang mendapat akses ke fail yang terjejas.

Data terpaut hanya dikemas kini apabila fail dibuka kecuali anda mengklik secara khusus Data> Pertanyaan & Sambungan> Edit Pautan> Kemas kini Nilai. Inilah demonstrasi ringkas.

  1. Buka Spreadsheet yang anda mahukan dan klik Data di bahagian atas. Menu Excel
  2. Sekarang, cari Pertanyaan &Sambungan dan klik pada Edit Pautan. Tetapan Excel
  3. Kemudian, pilih Kemas kini Nilai.

Sekiranya pautan anda tidak berada di antara dua buku kerja tetapi merangkumi tiga atau lebih, anda harus membuka semua buku kerja mengikut urutan yang betul untuk memastikan sebarang proses data yang dikemas kini mengikut urutan yang betul, dari yang pertama hingga yang kedua hingga yang ketiga. Sekiranya anda menukar nilai di buku kerja pertama dan kemudian membuka yang ketiga, itu tidak akan melihat perubahan kerana buku kerja kedua belum mengemas kini nilainya.

Rantai data ini adalah logik, tetapi meningkatkan kemungkinan maklumat itu salah atau anda akan cuba membuka buku kerja yang sudah diedit oleh orang lain.

Sudah tentu, anda boleh cuba mengelakkan buku kerja yang dipautkan sama sekali, tetapi ada kemungkinan anda akhirnya memasukkan data yang sama ke dalam lebih dari satu buku kerja, dan dengan itu terdapat bahaya untuk menaipnya sedikit berbeza setiap kali.

Isu # 4: Pengesahan Data Excel

Kesalahan dapat merangkak ke dalam data dalam sistem komputer mana pun: orang salah menaip perkataan atau mengalihkan digit dalam angka dengan keteraturan monoton. Sekiranya data anda tidak diperiksa semasa dimasukkan, anda akan menghadapi masalah.

Secara lalai, Excel menerima apa sahaja jenis pengguna. Adalah mungkin untuk menetapkan pengesahan pada senarai carian, tetapi ini sukar dikekalkan, terutamanya jika bidang yang sama digunakan di lebih dari satu tempat. Sekiranya pengguna harus memasukkan nombor ID dokumen atau nombor rujukan pelanggan tanpa pemeriksaan, mudah untuk mengikat rekod yang salah tanpa menyedarinya. Integriti data sistem menjadi terjejas dan setiap analisa data disyaki.

Anda mungkin sudah mengalami kesan masalah pengesahan data tanpa menyedari punca sebenarnya. Pertimbangkan situasi di mana anda mempunyai senarai invois di Excel. Pengguna menaip nama pelanggan sedikit berbeza pada setiap invois. Hasilnya, anda mendapat invois untuk "Jones Ltd", "Jones Limited", "Jonse Ltd" dan "joness". Anda mungkin sedar bahawa semua ini merujuk kepada syarikat yang sama, tetapi Excel tidak. Sebarang analisis data invois, seperti jadual pangsi berdasarkan pelanggan berdasarkan bulan, memberikan banyak hasil apabila hanya ada satu.

wanita.jpg

Isu # 5: Navigasi Excel

Buku kerja yang besar sukar untuk dilayari. Tab helaian di bahagian bawah tetingkap adalah mekanisme yang mengerikan untuk mencari jalan ketika terdapat banyak jumlahnya. Dengan tab yang lebih banyak dipaparkan di skrin, sukar untuk mencari apa yang anda perlukan. Inilah kaedah pantas untuk menavigasi lembaran.

  1. Di bahagian bawah, sebelah kiri skrin, klik kanan pada butang anak panah, di sebelah kiri nama helaian, untuk memunculkan Aktifkan Helaian dialog. Butang Aktifkan Excel

Hanya 20 helaian pertama yang disenaraikan sebelum anda perlu menatal senarai. Tidak ada cara untuk menyusun, mengelompokkan, atau mencari helaian yang anda mahukan. Tingkap akan kelihatan seperti yang ditunjukkan di bawah. Tetingkap Aktifkan Excel

Isu # 6: Keselamatan Excel

Anda boleh menambahkan keselamatan ke buku kerja Excel, tetapi masalahnya penuh. Perlindungan lebih diarahkan untuk melindungi struktur buku kerja dan bukannya data. Anda boleh mengunci beberapa helaian dan sel untuk menghentikan pengguna mengubah struktur dan formula, tetapi jika mereka dapat melihat data, mereka biasanya dapat mengubah semua atau semua (kecuali jika anda melakukan beberapa pengaturcaraan makro kreatif).

Isu # 7: Masalah Kelajuan Excel

Excel bukan aplikasi terpantas, dan bahasa pengaturcaraannya, VBA, lambat berbanding dengan bahasa pengaturcaraan yang lebih profesional seperti C #. Senario ini berpunca dari penggunaan yang dimaksudkan dan sifat Excel yang fleksibel. Bagaimanapun, ia adalah mesin spreadsheet. Ya, Excel VBA dapat digunakan untuk menguruskan senarai data, tetapi itu tidak bermaksud itu adalah pilihan terbaik untuk jenis pekerjaan tersebut. Aplikasi lain lebih sesuai untuk tugas tersebut - terutamanya kerana mereka dirancang secara eksplisit untuk melakukannya.

Menggunakan Pangkalan Data untuk Data Berstruktur

Sekiranya anda menghadapi masalah yang dijelaskan dalam artikel ini, jangan mengabaikannya. Terdapat jawapan profesional untuk menyimpan data berstruktur, yang dikenali sebagai pangkalan data. Ia tidak semestinya menakutkan atau mahal, dan ini membolehkan anda berfikir secara logik mengenai data anda, bagaimana ia bertaut dan bagaimana anda berinteraksi dengannya.

Catatan: Jika Anda beralih dari penyelesaian spreadsheet ke pangkalan data, jangan menduplikasi reka bentuk spreadsheet dengan perlahan, ambil kesempatan untuk membuatnya lebih baik.

Terdapat aplikasi pangkalan data tujuan umum yang tersedia, dengan mana anda dapat membuat penyelesaian khusus. Sebagai alternatif, anda mungkin mendapati bahawa aplikasi pangkalan data pakar — yang sudah dirancang untuk tujuan yang anda perlukan — lebih murah, lebih cepat dilaksanakan, dan lebih sesuai.

shutterstock_251280265.jpg

Sebagai contoh, jika anda mempunyai senarai pelanggan dan perincian semua interaksi anda dengan mereka, itu dianggap sebagai sistem pengurusan hubungan pelanggan (CRM). Walaupun namanya mewah, sistem CRM adalah pangkalan data khusus. Begitu juga, pakej akaun seperti QuickBooks dan Sage adalah pangkalan data pakar. Sekiranya anda tidak dapat mencari aplikasi prabuat yang sesuai dengan keperluan khusus anda, anda boleh membuatnya sendiri atau membuatnya sendiri oleh jabatan IT atau perunding anda.

Jenis pangkalan data yang paling biasa adalah pangkalan data relasional, yang menyimpan datanya dalam jadual dan terdiri daripada baris dan lajur. Setiap baris menyimpan data untuk item yang berasingan. Sebagai contoh, setiap lajur menerangkan atribut subjek yang berbeza, seperti nama pelanggan atau had kredit.

Anda hanya perlu memasukkan data pelanggan sekali untuk membuat rekod, dan kemudian anda dapat menggunakannya pada sebilangan invois yang anda perlukan.

Jadual mempunyai hubungan yang ditentukan di antara mereka sehingga, katakanlah, invois membawa ID pelanggan. Proses ini bermaksud anda dapat dengan mudah menemukan semua invois untuk pelanggan tertentu atau mengambil nombor telefon pelanggan dari invois tertentu. Anda hanya perlu memasukkan data pelanggan sekali untuk membuat rekod pelanggan, dan kemudian anda boleh menggunakannya pada sebilangan invois yang anda perlukan tanpa perlu memasukkannya lagi. Untuk membuat pangkalan data, anda harus menentukan jadual dan hubungan ini dan kemudian menentukan susun atur skrin yang ingin anda gunakan untuk menyenaraikan dan mengedit data.

Terdapat puluhan aplikasi pangkalan data di luar sana. Sebilangannya mudah digunakan dan melakukan keseluruhan tugas, membolehkan anda menentukan jadual, skrin kemasukan data, dan laporan. Yang lain lebih lengkap di kawasan tertentu tetapi memerlukan alat lain untuk melakukan pekerjaan yang lengkap.

Sebagai contoh, program mungkin boleh dipercayai semasa menentukan jadual dan hubungan dan mempunyai ciri analisis dan pelaporan yang mantap. Namun, aplikasi ini akhirnya tidak mempunyai alat untuk menentukan skrin kemasukan data. Microsoft SQL Server adalah contoh yang jelas di sini. Seperti sistem pangkalan data besar yang lain, SQL Server mengurus back-end dan mengharapkan anda menggunakan alat lain, seperti Visual Studio, untuk mengembangkan front-end.

Pilihan Pangkalan Data mana yang sesuai untuk anda?

Pilihan Pangkalan Data # 1: Akses Microsoft

Akses adalah salah satu datuk pangkalan data desktop. Mudah digunakan tetapi senang disalahgunakan. Anda boleh merancang jadual, skrin, dan laporan dari awal atau bermula dari templat. Sebilangan templatnya adalah orang Amerika yang terang-terangan dan tidak selalu mengajar amalan yang baik, tetapi templat ini membuat anda memulakan dengan cepat. Ciri-ciri skrin dan pengaturcaraan cukup canggih. Anda boleh menyebarkan aplikasi yang sudah siap kepada pengguna lain melalui intranet anda (BUKAN internet) daripada bergantung pada perkongsian fail.

Akses.jpg

Pilihan Pangkalan Data # 2: Microsoft SharePoint

SharePoint adalah pangkalan data, serta mekanisme penyimpanan dokumen. Anda boleh menggunakannya untuk menyusun senarai mudah dan menghubungkannya bersama. Pereka Bentuknya agak canggih, tetapi penyesuaian masih dapat dilakukan. Keupayaan SharePoint untuk "merebut" senarai data yang terkumpul di Excel dan memasukkannya ke dalam senarai khusus sangat berguna. Program ini menjadikan senarai khusus tersedia untuk semua orang di rangkaian anda dan membolehkan anda menambahkan keselamatan untuk menyekat siapa yang dapat melakukan apa dengan data tersebut. Anda boleh meminta SharePoint untuk memberi amaran kepada anda melalui e-mel setiap kali seseorang menambah, mengedit, atau menghapus rekod. Sekiranya anda menyimpan data mengenai orang, item kalendar, atau tugas, Anda dapat menyegerakkan data tersebut dengan Outlook.

Pilihan Pangkalan Data # 3: Pencipta Zoho

Zoho Office adalah aplikasi web yang merangkumi pangkalan data yang menggunakan fungsi drag-and-drop untuk menyebarkan bentuknya dengan cara yang sederhana dan intuitif. Proses drag-and-drop juga digunakan untuk memprogram interaksi dan aliran kerja. Sebagai perkhidmatan web, data dan aplikasi anda tersedia dari mana saja, dengan keselamatan yang sederhana untuk menjaga privasi data anda. Zoho mengenakan bayaran setiap pengguna, setiap bulan, tetapi ia membatasi jumlah rekod yang dapat anda simpan dengan harga yang ditetapkan. Program ini memerlukan kos tambahan apabila menyimpan lebih banyak data atau untuk ciri lain seperti integrasi e-mel.

Menggunakan Hamparan Excel

Seperti yang anda lihat, Excel menawarkan banyak ciri tetapi kekurangan di beberapa kawasan di dalamnya. Kadang-kadang, aplikasi lain melakukan tugas dengan lebih baik, terutamanya jika ia dirancang khusus untuk tugas tersebut. Pada masa yang lain, Excel berfungsi dengan baik, seperti untuk pangkalan data yang lebih kecil, selagi anda tahu bagaimana untuk mengelakkan masalah dari awal.

Adakah anda menghadapi masalah yang lebih biasa semasa menggunakan Excel? Kongsi pendapat anda dalam komen di bawah.